בעלי עסקים רבים כבר מכירים את האפשרות של שכירת שירותי משרד במיקור חוץ על פני גיוס של מנהלת משרד במשרה מלאה. יש יתרונות רבים לשיטה החדישה והגמישה יותר, אך עדיין לא מעט חוששים מהעלויות שכרוכות בכך או שאינם מבינים תמיד את שיטת התמחור של שירות זה. על כך בכתבה שלפניך.
עולם העסקים דינאמי ומתקדם כל הזמן עם שפע של אפשרויות חדשות העומדות לזכותם של עצמאיים ובעלי עסקים קטנים. אחד מהחידושים שצוברים פופולאריות בקרב עצמאיים או בלעי עסקים קטנים ואפילו פרילנסרים בתחומים מסוימים הוא זה של שירותי משרד לעסקים.
מה הם שירותי משרד לעסקים?
שירותי משרד באו כדי לעזור לעצמאיים שמתמחים בתחום העיסוק שלהם, אבל פחות מכך בנושאים שנלווים לניהול עסק קטן. בדרך כלל מי שהייתה מטפלת בנושאים כאלו היא מנהלת משרד במשרה מלאה או חלקית עם יחסי עובד-מעביד ועלויות שכר שלא תמיד קלות לעצמאיים.
מי שמספקות שירותי משרד לעסקים מעניקים שירות שמחליף את אותה מנהלת משרד בשירותיה של עוזרת אישית שמבצעת עבודות שהוגדרו לה מראש בתחומים שונים, וזאת על מנת לייעל את הפעילות העסקית של אותו עצמאי.
שיטה זאת של שכירת שירותי משרד במיקור חוץ נותן מענה בכמה תחומים שונים:
- אדמיניסטרציה במיקור חוץ – טיפול שוטף בפעילות העסק מקבלת דואר, דרך מענה טלפוני ועד להדפסה ותיוק של מסמכים.
- ניהול לקוחות במיקור חוץ – טיפול בלקוחות חדשים ו/או קיימים, זמינות טלפונית או במייל עם תשובות לשאלות נפוצות וגם שימור לקוחות.
- ניהול ספקים במיקור חוץ – חיפוש ואיתור של ספקי שירות על פי צורך, השוואת מחירים בין ספקים שונים, מעקב אחר ביצועי ספקים שנותנים שירות והחלפת ספקים אם יידרש הדבר..
- ניהול כספים במיקור חוץ – שירות שלעתים משלים או מחליף הנהלת חשבונות וכולל ריכוז הכנסות והוצאות, ניהול מעקב אחר תזרים מזומנים והפקת דו"חות פיננסיים של העסק.
- ניהול עובדים במיקור חוץ – טיפול בכל נושא גיוס עובדים על פי פרויקטים, התנהלות מול העובדים הללו, שחרור עובדים שאינם חיוניים וכן הלאה.
עוזרת אישית שכזאת יכולה לספק את כל מכלול השירותים הללו או רק חלק מהם, הכל על פי הצורך והתקציב של בעל העסק.
כמה עולים שירותי משרד במיקור חוץ?
פועל יוצא של העלות הוא מהיקף העבודה שנדרש מנותן השירות. החישוב יכול להיות על בסיס בנק שעות שרוכשים מראש או תשלום בפועל עבור זמן עבוד ה"נטו" שמושקע בעסק שלך.
כלומר, אין כאן יחסי עובד-מעביד ואין תשלום חודשי שחלקו אולי ללא תמורה. יש תשלום רק עבור השירות בפועל ולכן העלות החודשית תהיה תמיד כזאת שמשתלמת הרבה יותר מגיוס עובדת במשרה מלאה לעסק או תשלום נפרד לספקי שירות שונים בכל מגוון השירותים הללו.
העלות עבור רוב בעלי העסקים שצורכים שירות כזה היא 1500-3500 ₪ בחודש, ויש מי שמשלמים יותר כמו שיש מי שישלמו פחות מכך. העלות על פי פרמטרים שונים שמרכיבים את העלות הסופית מדי חודש.
המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.